シフト管理における課題と、勤怠管理システムの有用性について解説します

シフト管理が現場の生産性や効率性を大きく左右する

シフト管理とは、就労時間を固定せずシフト制で働く従業員の勤務体制を管理するマネジメント業務です。24時間営業のコンビニやスーパー、飲食業、製造業の現場、医療・介護の現場、運送業、ホテルや旅館等の宿泊業など、長時間運営の職場で導入されており、多くの場合店長やラインリーダーなど現場責任者がシフト管理業務を担当します。

シフト管理の目的は大きく2つあります。1つ目は適切かつ合理的な人員の配置によって、業務を滞りなく円滑に遂行できるようにすることです。これにより長時間労働も可能になります。2つ目はライフスタイルやワークスタイルが多様化する中、勤務時間や休日取得など従業員の希望を実現しやすく、ひいてはそこから従業員のモチベーション向上やエンゲージメント向上にも繋ぐことが可能です。シフトの精度によって現場の生産性や効率性が大きく左右され、業績にも直結するため、重要度も非常に高いと言えるでしょう。

従来のシフト管理の手法にはどんな課題があるのか？

このように企業にとって重要度の高いシフト管理ですが、課題点も少なくありません。

シフト管理は日中と夜間、繁忙期と閑散期など、その時々で増減する仕事の量と、従業員の希望する勤務時間帯や休日をうまく調整しながら人員を適正に割り振る必要があるため、非常に難易度が高い業務です。従来の手書きやエクセルを利用したシフト管理では、シフト精度が作成者のスキルに依存する面が強くバラつきが出てしまい、継続して公平かつ満足度の高いシフト作成をおこなうことは困難です。また作業難易度の高さゆえに作成業務が属人化する傾向があり、シフト表作成の工数もかさみがちという問題もあります。そうしたことから、シフト制を導入している企業にとっては、シフト管理業務の効率化、シフトの精度向上が大きな課題となっているのです。

シフト管理システムの導入で現場が変わる！

そうした課題を解決すべく、昨今では手書きやエクセルに代わって、シフト管理システムを導入する企業が増えてきています。このシステムは、必要な人員数や従業員のスキルといった条件設定を行うだけで、シフトの自動作成ができる機能を持っています。シフト管理システムを活用することで、よりスピーディーに手間をかけずにシフト管理を行うことができ、またエクセルにおけるフォーマット作成時の関数入力ミスなど間違ったシフト管理のリスクも減らすことができます。さらに合理的な人員配置が実現することで、無駄な人件費が削減されたり、シフトが最適化されることで、従業員のモチベーションが高まるとともに、貴重な人材を最大限に有効活用することが可能となります。

では実際にどのようなシステムを選べばよいのでしょうか。最近では多くのベンダーが、シフト管理に特化したさまざまなツールを開発・販売しており、シフト管理だけを目的にするのなら、こうした専用のシステムだけで十分まかなうことが可能です。しかし一方で、シフト管理に重きを置いたシステムは、勤怠管理面の機能が少ないため、特に中・大規模企業の勤怠管理には十分対応しきれません。また別システムとのインターフェースが発生することでコスト的なデメリットを被ったり、リアルタイム性が損なわれるといった弊害も想定されます。そのためシフト管理を含めた勤怠管理全体の効率化・最適化を目指すのなら、シフト管理機能も備わった勤怠管理システムを選ぶのが賢い選択と言えるでしょう。勤怠管理システムを活用することで、シフト管理だけではなく、従業員全体の勤怠管理もでき、管理者の業務効率化はもちろん、店舗や組織全体のマネジメントも効率化・合理化を図ることができます。

まとめ

シフト管理とは、シフト制で勤務する従業員の出勤日時や休日などを調整し、業務が機能するように調整・管理する作業です。シフト制はコンビニやスーパー、飲食業、運送業、製造業の現場、医療・介護の現場などで導入されることが多く、シフト管理は主に現場責任者が担当します。適切な人員配置を通じて、業務の円滑な遂行と効率化、生産性の向上などを実現させ、さらに多様化するワークスタイルに対応することで、従業員のモチベーションやエンゲージメントの向上に繋げることも可能です。これまでは手書きやエクセルによるシフト表の作成が当たり前でしたが、手作業によるミスや手間がかかる点、精度のバラつき、属人化しやすい点などが課題となっており、昨今はシフト管理システムを導入する企業も増えてきました。システム選びのポイントとしては、シフト管理に特化したシステムよりも、シフト管理の機能も備わった勤怠管理システムを選ぶのがオススメです。勤怠管理システムを活用することで、シフト管理だけではなく、従業員全体の勤怠管理、データの一元管理など、組織全体のマネジメントを効率化・合理化することができます。