多様な勤務体系の一元管理と
日々のタイムマネジメントが可能に

石原さん（以下敬称略）　2018年４月から検討を開始し、2019年2月にTIME-3Xを導入しました。当時は、2002年に稼働したシステムを使用していたため、すでに当時の勤務形態にマッチしていない部分も多くなってきていて、管理機能も不足していました。勤怠申請も1ヶ月分をまとめて申請する方法で、マネージャーもメンバーの日々の勤務状況をタイムリーかつ正確に把握することに手間がかかっていました。また、営業部門では働き方改革の一環として直行直帰できる環境を整備していたことから、社外からでも適宜申請できる環境が求められていました。人事部でも、社員の勤務状況をリアルタイムに把握できるシステムではなかったため、36協定の遵守をはじめタイムリーな把握と適切な管理が可能なシステムの導入を検討していました。このような背景からシステム導入を進め、選定にあたっては、10社から情報を収集し、最終的には6社のコンペにて、TIME-3Xに決定しました。

高橋さん（以下敬称略）　それまで、控除時間や残業時間は、自己申告に頼っていた部分もあり、リアルで正確な数字を把握する時間管理に変える必要がありました。また当時のシステムは画一的な労働形態を前提にしていたのですが、現在のコーセーの働き方は固定時間制、コアタイムありのフレックスタイム制、コアタイムなしのフレックスタイム制、シフト制など複雑な勤務制度が併存しているので、それらに全て対応できるシステムを探していました。

中山さん（以下敬称略）　工場や店頭のビューティコンサルタント（美容部員の呼称、以下BC）も含めて第一段階でも5,000名ほどのシステムユーザーを想定していて、役職や雇用形態によって40種ほどのパターンに対応できるシステムが必要でした。

高橋　就業規則をシステムに当て込むのに、少し苦労しました。フレックス、９時−17時、シフト制などそれぞれの雇用形態に対して細かい定義づけをしていくのが大変でした。

石原　逆に言えば、システムに実装することで、社内の就業規則をあらためて整理・明確化することができた側面もあったと思います。

中山　またBCについては、それまで勤怠管理を紙ベースで行っていました。しかし、TIME-3X導入のタイミングで、BCの申請書類をペーパーレス化するプロジェクトもあり、同時に導入することになりました。当初は店舗からの問い合わせも多くありましたが、画面が見やすくわかりやすいので、「出勤したらここを押すだけなので」とお伝えするだけで理解ができ、定着も早かったと思います。

高橋　導入時には説明会を開催しました。iPadを触るのが初めてのかたもいたため、最初は多少戸惑いもありました。でも今となっては、紙ベースよりずっと楽になったと思います。

中山　BCのシステムへの移行については、TIME-3Xが同業他社で導入実績があったからこそ実現に踏み切れたと思います。

小山さん（以下敬称略）　BCはいきなり走らせず、1ヶ月間試験運用をした上で実装するというステップを踏みました。

石原　以前より人事部からは、マネージャーが自部門のタイムマネジメントをしっかり行える仕組みにしていきたいと言われていましたが、既存システムの限界もありなかなか実現できていませんでした。TIME-3Xを導入したことで、マネージャーは出社してパソコンを立ち上げると、ダッシュボードでメンバーの労働状況が視覚的に把握でき、また社員各自も常に自分の労働時間を意識するようになったと感じます。この仕組みが、タイムマネジメント強化と社内の意識改革につながったと思います。

小川　以前は、「何時から何時までやって、残業は何時間くらいだったかな」と記憶を遡って申告していたのが、打刻により実際の時間が自動的にリアルに反映されて、自分自身でも正しく把握・管理できるようになりました。

中山　営業職のみなし労働を時間管理に移行するタイミングでもありましたので、この見える化によりマネージャーのマネージメントがスムーズになりました。

高橋　やはりマネージャー層がチーム全体の労働時間を管理しやすくなったというのが大きいです。少なくとも月の半ばと月末には、部下の労働時間を確認できるようになりました。TIME-3X導入以前は、1ヶ月が終わってから集計して、さらにその1ヶ月後くらいに人事部から上長へ数字を伝えて、という感じだったのですが、今はリアルタイムで確認及び管理していけるようになりました。

小山　先ほども在宅ワークの話がありましたが、これまで介護や育児など、事由限定の制度だった在宅ワークが、社員全体に適用されるようになりました。人事部では、感染リスクを最大限抑制すべく出社状況を把握するために、最初は各部門の担当者に出社状況をエクセルにまとめ、集計していましたが、すぐにシステムで出社打刻が把握できるように在宅ボタンをつけていただけたことで、とてもスムーズに状況を把握することができ、対策検討に繋がりました。

高橋　マネージャー層の意識はかなり変わってきましたが、もっと取り組みを進化させ、単なる時間管理に終わらせず、目指すべき時短につなげていきます。また人事主導の全社にまたがった施策ではなく、それぞれの現場に合わせた取り組みとして、マネージャーがTIME-3Xをさらに使いこなし適切な対応方法で、時短につなげていければと思います。

石原　マネージャーがメンバーの状況を「把握する」という段階から、それをもとに改善のための「行動を促す」という次のステップにうまくつなげていければと思います。

小川　まだすべての雇用形態への展開が完了したわけではないので、日給や時給のスタッフなども含め、全社一元管理ができるように推進していきたいと思います。