2024年改正労基法を見据え
働き方の多様化を仕組みで後押し

ログイン権限ごとに表示する情報を制御できるため、必要な情報を必要な人に提供。社員ひとりひとりが自身の勤務状況を正確に把握し、自身の労働時間を意識するようになった。

小杉さん（以下敬称略）　2019年10月のキックオフを経て、2021年の1月から運用しています。導入から2年が経過し、社員2,200名ほどの勤怠管理をTIME-3Xで実施しています。

中村さん（以下敬称略）　導入のきっかけは、情報システム部による基幹システム全体の入れ替えに伴った勤怠システムも合わせての刷新です。基幹システムの刷新理由としては、それまでのシステムではプログラム言語も古くて技術者が足りないなどの現実的な問題があったと、情報システム部からは聞いています。人事部としては、従前の勤怠システムにおいて、適正な労働時間把握について課題があると考えていました。また前システムはスマホやタブレット用のユーザーインターフェースが用意されていなかったのも課題でした。現場の人は終日PCを利用しない方も少なくなかったので、勤怠管理のためにPCを開く運用がなかなか定着しませんでした。ユーザーインターフェースも見づらく、１ヶ月分まとめて勤怠入力をするという人も多くいたのが現実でした。

松井さん（以下敬称略）　スマホやタブレットでの使い勝手の向上を期待し、実際TIME-3Xを導入したことでツールとして非常に利便性が高まりましたね。

中村　その点とも絡んできますが、ダイバーシティの促進に伴い、多様性に富んだ雇用も増えてきていました。生産性向上を目的とした新しい働き方改革、そしてコロナ禍により、年々時差出勤、休日振替、短時間勤務やリモートワークが増えています。そんな中、既存の勤怠システムでは処理できず、紙で申請を出す必要がありました。それがTIME-3Xではシステム上で処理できるようになったので、業務効率化という点で大きな効果が生まれました。また、上長が部下のスケジュールを勤休だけでなく勤務体制についても一覧表示できるようになったこともこの時代には重要なポイントです。在宅ワークが増えて、部下が在宅なのか休暇なのか、時差勤務なのか休日振替か管理するのが難しくなっている中、多様化している働き方に対処していると言えますね。

松井　確かに、いつでもどこからでもアクセスできるので、在宅勤務が急激にここまで広がっても滞りなく運用できていますね。

中村　当社では2024年からの改正労基法本適用に向けて長時間労働に対しての施策として、まず「労働状況の適正な把握」という課題がありました。そこが従前より仕組みとして、正確に行えるようになったことは大きいです。あらゆる点で「正しく把握する」ということがより重要となってきました。

中村　細かいことですが休暇申請もそれまで日毎に申請する必要があったのですが、TIME-3Xではまとめて申請できるようになったので、連休を取る際、便利になったという声を聞いています。

山川さん（以下敬称略）　レスポンスはいいですよね。動きがいいのでストレスがないと思います。他にも「こうしてほしい」「あれは出せないのか」といった細かい要望は常にありますが、どこまで実施するのかというのは、必要性や予算などの兼合いを見ながらMSRと相談しながら対応しています。細かい希望もかなり盛り込んでいるので、気づいていない、忘れがちな良い変化はもっとたくさんある気がします。目に見えない小さな変化が大きな効果を生んでいるかもしれません。

山川　残業時間については３ヶ月の36協定に対して何％に達しているかをマイページで表示し、上限に近づいてくると色を替えて警告してくれますし、組織の部門別に残業時間を集計して、例えば営業1部の1課、2課、3課と並べ替えて比較するなど、全体の仕事のバランスを把握し、課題発見につながるデータが作れるようになりました。

松井　データの活用はしやすくなりましたね。休日や時間外の集計など、以前のシステムでは別ツールに落としてエクセルで集計する必要があったのですが、それは日頃データベースに触れない人にはわかりにくいものだったんです。それがTIME-3Xでは必要なデータだけ抽出して提示できるようになりました。

中村　ドロップダウンで選べるので、誰でも使えますね。会計システムとか工事システムって、それぞれ業務を担当している人しか主には使わないものですが、勤怠システムは全従業員が必ず毎日触るものなので、「使いやすさ」は非常に重要だと思います。

山川　副産物的なメリットとしては、以前のシステムは承認プロセスをほぼ無制限に増やすことができたので、重層決済といいますか、「一応あの人にも回しておこう」という感じで８人くらい承認を取るものもあったのですが、要件定義で業務フローを整理する中で無駄なフローを省き、最低限のルートに整理しました。最初はそこまで簡素化するのは無理じゃないかと危惧したものの、システムのせいにして「それしかできません」とアナウンスしたところ、蓋を開けてみれば特に問題なく必要な２、３人に絞り込むことができたんです。承認ルートがシンプルになり、業務のスピードアップにつながったと思います。

④申請処理
客観的な記録や乖離理由、複雑な勤務に対応したシフト情報、長時間労働の判断のもとにもなる計算結果など、一覧画面でまとめて表示。各種情報を同一画面で参照しながら入力可能。また、諸届や控除時間帯入力を活用することでテレワークでの勤務時間をより正確に把握することができます。

中村　直近では、2024年の改正労基法に対して、弊社の場合、現在の仕事量や人員数を勘案すると特別条項を使わざるをえない可能性が高いですが、法律に則った手続がシステムでスムーズにできるかどうかがひとつの課題です。もう少し広い視点で言うと、TIME-3Xを導入したことで多様な働き方が仕組み上も機能するようになって、効率的に働けることが仕組み上は可能になり、それぞれの部署でも「時間内で効率よく働くにはどうすればいいか」という考え方をもつようになってきています。時代の変化もあり、お客さまも含め、しっかり休暇を取ることの重要性に対する現場の理解も浸透しつつあります。それがさらに現場の働き方に反映していくにはどうすればいいか、ということを考えていきたいですね。かつては朝礼とラジオ体操は全員参加という風習がありましたが、現場での働き方改革により、状況は大きく変化してきています。将来的には、会社全体で週休2日の実現を目指していきたいですね。今の学生は自分の時間がきちんと取れるということや働き方の柔軟性も企業選定、業界選定の基準に入れていますから、このあたりの環境を整備しなくては、未来を支える新しい人材が確保できなくなります。当社のみならず、業界全体で取り組んでいかなくてはいけない課題です。

松井　ウェルビーイングという点では、定期健康診断、アンケート調査によるストレスチェック、そして勤怠システムによる労働時間がそれぞれ個別に動いていますが、これらをうまくリンクさせて、労働時間の適正化が健康維持ややりがい、モチベーションなどにうまく反映できるよう、仕組み化していきたいと考えています。従業員一人ひとりの健康と働きがいにつなげていければいいですね。