資料保管管理システムは、資料保管施設での保管業務、貸出業務、廃棄業務をサポートし、台帳による運用の煩雑さを解消し、効率的な管理を可能とするシステムです。
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資料保管管理システム
概念図
製品の特長
資料保管業務
保管したい資料を管理者に申請するとともに、管理者は申請に対し承認を行います。保管場所の占有率を登録しておくことで、保管場所の効率的な運用が可能です。
資料貸出業務
資料の貸出依頼を管理者に申請し、管理者は承認を実施するとともに申請内容に従って資料の貸出を行います。返却期限が切れても資料を返却していない場合はアラートが表示されるため、資料紛失の原因を事前に防ぐことが可能です。
資料廃棄業務
保管期限を設けていることで、期限が切れた資料についてはアラートが表示され、効率良い管理が可能です。
電子承認
各業務実行時に電子署名を入力することで、誰が・いつ・何を行ったかが記録され、監査証跡（オーディットトレイル）として利用することが可能です。
データメディア作成・点検機能
電子ファイルをメディア（CD・DVD）に書き込む際、電子ファイルのハッシュ値を再計算することでメディアの可読性と改ざんがされていないことを点検することが可能です。
ポイント
資料保管～廃棄までのライフサイクルを一元管理 / 電子署名による業務履歴の保存 / CD、DVDの点検を効率化