TIME-3X

導入事例インタビュー

株式会社 長谷工コーポレーション | 人事部 森 祥輝様/志茂貴宏様/掛橋佳代様/IT推進部 広瀬大二郎様

勤務状況が客観的に把握でき、
社員にも“気づき”による変化が

1974年の誕生以来改善を重ねてきた出退勤管理システム「TIME−3X」。システムを導入した企業に、「TIME-3X」を選んだ理由や、その後の労務管理や働き方の変化を伺いました。

創業以来、日本のマンションライフを牽引してきた「長谷工コーポレーション」。現在は建築・販売にとどまらず、シニア事業や人材派遣など多様なサービス事業も行う一大ホールディングスです。この企業が働き方改革の一環として採用したのが「TIME-3X」。今回は、人事部とIT推進部の担当者の方にお集まりいただき、選定理由や実際の使い勝手、そして今感じている「働き方の変化」について率直なお話を聞かせていただきました。

PROFILE

  • 森祥輝さん

    人事部 部長
    全社の出退勤管理システム導入のプロジェクトオーナー。人事部長としてグループ全体のさまざまな労務改革の推進・施策を実施している。

  • 志茂貴宏さん

    人事部労務チーム チーフ
    導入のプロジェクトマネージャーとして、出退勤管理システムのほか人事給与システムなど、人事関連のシステムの導入に関与。

  • 掛橋佳代さん

    人事部労務チーム 主任
    グループ全体の出退勤管理業務のメイン担当者。システム選定に携わった他、運用面ではユーザー該当社員約7,400人のシステム利用の窓口となる。

  • 広瀬大二郎さん

    IT推進部企画開発2チーム 主任
    業務系システムの企画開発のITベンダーを選定する際のアドバイス、RFP(提案依頼書)の作成などに携わる。

労働実態の分析と
人事部の作業効率化が目的

まずは導入の経緯をお聞かせください。


TIME-3Xのマイページ。カレンダーは当月の表示のみであるが、長谷工グループ様では20日締めと末締めの企業があり、双方に対応するためカレンダーを2つ表示している。

森さん(以下敬称略) 導入したのは2018年の10月です。すでに他のシフト管理のシステムを使っている会社や、パソコンを持たない従業員の多い会社を除き、現在はグループ内33社約7,400名ほどの労務管理をこのシステムで行っています。

志茂さん(以下敬称略) それまでのシステムでは、労働行政の動きに追いつけなくなったのがきっかけです。既存のシステムは開発から15年が経過した、出退勤と時間外管理のみのシンプルなシステムだったので、もう少し労働の実態を客観数値化し、抽出できるシステムに変える必要がありました。

 社内の問題としても、どの作業にどれだけの時間が掛かったのかを明確に把握したいという悩みがありました。それまでは就業時間内は在席していることを前提に、残業分を自己申告する、というスタイルだったので、より細かい分析材料としては不十分だったのです。

志茂 今後働き方が多様化するなかで、適切な対策を打つためにも、その点は重要でしたね。

掛橋さん(以下敬称略) 人事部側の作業効率の改善という目的も大きかったですね。それまでは全てがエンドレスの手作業という感じだったので…。

システムの機能に加え
万全のサポート体制が決め手に

システム選定において重視したのはどのような条件ですか?

広瀬さん(以下敬称略) 私がこだわったのは概ね3点です。1つ目はグループ全体での利用に対応でき、グループ各社に対応できるパッケージであること、2つ目に将来ヴァージョンアップされるシステムであること、そして3つ目に導入体制をしっかり組んでくれることです。

志茂 それに加えて、システム変更が急務であったため、検討から導入まで10ヶ月というタイトなスケジュールに対応してもらえるかという点も条件に加わり、最終的に2社に絞って、デモを見て決定しました。人事部としては、客観的記録の管理ができること、様々な勤務形態に対応していること、グループ会社の他のデータも見られること、人事部の月次作業が削減できることを重視しました。

最終的にTIME−3Xに決めたポイントは?

志茂 「TIME−3X」という名のとおり、ヴァージョンアップし続けているという点、経験豊富なディレクターやエンジニアがついているという点で軍配が上がりましたね。あとは現場の掛橋のイチ押しで…(笑)。

掛橋 私のわがままで決めました(笑)。とにかくサポートしてくださるスタッフの方の、質の高さとスピード感、熱意に打たれました。すごく運用面を気にしてくださり、アドオンが難しくても運用で解決できる方法を模索するなど、無理難題にも柔軟に対応してもらえたので、これなら弊社でも安心して使えると思えました。


  • 長谷工様向けに新規開発した機能。あらかじめ登録された条件をプリセットで管理しており、送信ボタンひとつで対象者へ定型メッセージが送信される。

  • 長谷工様向けに新規開発した機能。労務管理の上でポイントとなる項目をまとめて出力できるようカスタマイズ。経営層や職場へ配布しやすくしている。

自己申告だった労務管理が
客観数値化され、意識にも変化が

実際に導入して、各ユーザーに変化はありましたか?

掛橋 もちろん慣れるまでの1ヶ月くらいはひっきりなしに問い合わせがありましたが、今はみんな使いこなしています。

志茂 「当社は積極的に働き方改革に取り組んでいるんだ」という意識は高まったのではないでしょうか。働き方改革の一環として、「TIME−3X」導入の半年前に、夜の9時になるとPCがシャットダウンするシステムを導入し、労務管理の意識を高めておいたことも功を奏したと思います。

 基本的には以前よりも厳しく労務管理されるので、面倒だと感じている社員もいるはずですが、その割には不満も問題も出てきていないように思いますね。

掛橋 自分の勤務情報が自分で見られるようになったというのは大きいですね。振替休日や代休の日数をリアルタイムで、ひと目で見られるようになったので。

 36協定の協定値に対して、上限に近づいた社員は黄色、特別条項の適用になった社員は赤と色の変化で表示されるので、管理者が各社員にアラートをかけると「分かってます」という返事が返ってくるようになりましたね。

志茂 それまでは、個人も監督者も漠然と「なんとなく上限がこのくらい」といった感覚でしか把握していなかったし、月末に調整すればいいというような風土が蔓延していた部署があったのも事実です。それが常にリアルタイムでその月の勤務状況を把握できるようになったことで、全社員の意識が変わってきていると思いますね。

システム導入によって残業の減少などに変化は?

志茂 実のところ、導入1年目の残業時間は以前より増えました。それはPCのログイン・ログオフ情報を客観的記録として採用したためで、そこから労務管理の意識が高まり、働き方改革が始まったのだと思います。1年が過ぎた直近4ヶ月は、前年比で減少していますね。

人事の業務効率は劇的に向上。
その結果生まれた時間が、次なる改革の力に。

人事担当者としての変化は?

掛橋 それまでは、紙で未入力・未承認リストを打ち出してチェックをして、各社員にメールで催促して、夜まで追いかけ回す感じで…(笑)、全社員の勤務データを確定するのに、残業しても毎月ほぼ2週間かかっていたんです。それが完全に解消しましたね。抜け漏れのある社員にシステム上の督促ボタンを押すだけ。締め処理のピークでも5時台に退社できています。

志茂 グループ内でも会社ごとに就業時間も異なりますし、変形労働やフレックス勤務もあり、最近在宅勤務も試行を行ないましたが、TIME−3Xで全て対応できるようになりました。また子ども1人につき3歳までの間に10日間取得できる「子ども休暇」など、弊社独自の休暇の対応もできています。

 グループ全体でいうと、グループ各社のシステムを一元化できたことで、労務管理の共通のロジックや言語をもつことができ、意思疎通がスムーズになりましたね。

TIME−3Xを通して、今後の「働き方改革」の展望は?

掛橋 サポート担当者の方とは月1回定例会を開き、不具合はないか、アドオンしたい機能はないか、などを話し合っています。先日、導入後初めてのヴァージョンアップの適用を実施しましたが、それでこの1年の希望はほぼ叶いました。けれど今後、制度もどんどん変わるし、私たちも運用していく中で「こんなデータも出せるんじゃないか」など欲が出てきます。ますます使い勝手がよく、効果的なシステムに育てていきたいと思います。

 ここ10年くらい、業務効率化・長時間労働の是正などいろいろ取り組んではきましたが、そもそもの問題の労働時間の実態把握が曖昧だったんです。それが「TIME−3X」の導入によって、社員個人にも監督者にも、客観的な数値としての見える化が叶い、労務管理の重要性という意識が根づきました。この成果は大きいと思います。ここから具体的に、全員が早く帰り、ちゃんと休むためにどうやって業務を効率化するか、ということを、一歩一歩解決していきたいと思います。


  • 諸届の申請項目はカスタマイズ可能。長谷工様では、「子ども休暇」を独自で設定し、半日単位での取得も可能にしている。

  • 2019年度のヴァージョンアップで追加となった機能。2〜6ヶ月の残業時間の平均や、年次有給休暇の取得数などが、各職場でもリアルタイムに確認できる。

COMPANYDATA

長谷川コーポレーション

1946年設立。「都市と人間の最適な生活環境を創造し、社会に貢献する」を企業理念に、マンションを中心とした多様な事業を行う。新築マンションにおいては、昭和43年に自社施工第一号を着工以来、累計は63万戸を超え、現在のマンションのスタンダードを築いてきた業界トップのリーディングカンパニー。現在、マンションの設計・施工や都市開発といった基幹事業と、それに付随する建築関連事業に加え、2021年3月期より5年間の経営計画「HASEKO Next Stage Plan(略称:NS計画)」をスタートさせ、管理やリフォーム・大規模修繕・建替え、流通仲介、賃貸、高齢者向け住宅をはじめとするシニア事業など、サービス関連事業の、両方に軸足をおく経営の確立を目指し、多角的な事業展開を行っている。